TITULO X

TÍTULO X
DEL REGISTRO GENERAL DE DOCUMENTOS; CERTIFICACIONES ADMINISTRATIVAS.
CAPÍTULO I DEL REGISTRO GENERAL DE DOCUMENTOS
Artículo 124.- Del Registro General
1.- El Ayuntamiento dispone de un Registro General, donde consta con claridad la entrada de los documentos que se reciben y la salida de los que hayan sido despachados definitivamente.
2.- El Registro General permanecerá abierto al público todos los días hábiles durante las horas contempladas en la legislación de procedimiento administrativo común.
3.- La existencia de un único Registro General Municipal se entiende sin perjuicio de su organización desconcentrada, que se adaptará, en cada caso, a las características de la organización municipal y que será regulado por la Alcaldía atendido el organigrama municipal vigente en cada momento.
Artículo 125. Constancia de Documentos
El Registro General está establecido de modo que garantice la constancia de la entrada y salida de todos los documentos que reciba o expida el Ayuntamiento. Los libros o documentos recogidos por soporte documental o por procedimientos informáticos que comprendan el Registro General, no podrán salir bajo ningún pretexto de la Casa Consistorial. El acceso a su contenido se realizará mediante consulta de los mismos en el lugar en que se encuentren custodiados o mediante la expedición de certificaciones y testimonios.
Artículo 126. De los asientos del Registro
1.- Los asientos del Registro contendrán referencia exacta de cada uno de los documentos que se remitan desde las oficinas municipales o que en ellas se reciban y el efecto, en los de Entrada deberán constar los siguientes extremos:
a).- Número de orden correlativo.
b).- Fecha de documento, con expresión del día, mes y año.
c).- Fecha de ingreso del documento en las oficinas del Registro.
d).- Procedencia del documento, con indicación de la autoridad, Corporación o persona que lo suscribe.
e).- Extracto, reseña o breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escrito registrado.
f).- Área, Servicio o dependencia municipal a que corresponde su conocimiento.
g).- Resolución del asunto, fecha y autoridad que la haya dictado.
h).- Observaciones para cualquier anotación que en cada caso determinado pudiera convenir.
2.- Los asientos de Salida se referirán a estos conceptos:
a).- Número de orden.
b)- Fecha de documento.
c).- Fecha de salida.
d). – Autoridad, Área, Servicio o dependencia de donde procede.
e).- Autoridad, corporación, Institución o particular a quien se dirige.
f).- Extracto de su contenido.
g).- Referencia, en su caso, al asiento de entrada.
h). – Observaciones.
3.- Los asientos han de practicarse de forma clara y concisa, sin enmiendas ni raspaduras que, si existieren, serán salvadas.
Artículo 127.Anotación en el Registro de Salida
En el Registro de Salida se anotarán todos los oficios, notificaciones, órdenes, comunicaciones, expedientes o resoluciones que emanen de los diversos órganos de gobierno municipal o de los funcionarios municipales.
Artículo 128. Números de orden
Registrado un documento, se estampará en el mismo nota expresiva de la fecha en que se inscribe, de entrada o salida, y número de orden que le haya correspondido.
Artículo 129. Subsanación de documentación
Si el documento presentado a Registro no reuniera los datos exigidos por la legislación reguladora del procedimiento administrativo común, se requerirá a quien lo hubiera firmado para que, en el plazo de diez días, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con apercibimiento de que, si así no lo hiciere, se archivará sin más trámite, sin darse curso al mismo.
Artículo 130. Documentos de licitación
La entrega y recepción de las ofertas y de los documentos complementarios exigidos para optar a todo tipo de procedimientos de adjudicación de contratos, se sujetarán a lo dispuesto en la legislación sobre contratación local, y tendrá lugar en la dependencia y libro especial que al efecto se habilite por la Secretaría Municipal.
Artículo 131. Documentos de entrada
1.- Todos los escritos que se presenten en el Ayuntamiento deberán, en su caso, ir acompañados del documento o documentos en que funden su derecho los interesados, ya sean originales, ya por testimonio o por copia original que cotejará el encargado del Registro.
2.- Toda persona que presente un documento en el Registro podrá solicitar recibo gratuito donde conste día y hora de presentación, número de entrada y sucinta referencia del asunto.
3.- El recibo hará prueba respecto a la fecha en que el documento ingresó en el Registro. En lugar de recibo podrá entregarse copia sellada del documento.
Artículo 132. Clasificación de documentos
Los funcionarios encargados tanto del Registro General como de los desconcentrados que se habiliten, una vez efectuada la inscripción correspondiente, clasificarán los documentos ingresados y procederán a distribuirlos entre las distintas Áreas, Servicios y Órganos de Apoyo, y se unirán a sus antecedentes, si los hubiere, o se abrirá o iniciará expediente, en su caso, dándole la pertinente tramitación.
Artículo 133 Certificaciones
1.- Con referencia a los asientos de los Libros del Registro General podrán expedirse certificaciones autorizadas por el Secretario General.
2.- Estas certificaciones deberán estar cotejadas por el funcionario encargado del Registro General quien procederá a su elaboración, previa la verificación de las comprobaciones pertinentes.

CAPÍTULO II DE LAS CERTIFICACIONES
Artículo 134.- Custodia de libros de actas
El Secretario General custodiará los Libros de Actas bajo su responsabilidad, en la Casa Consistorial y no consentirá que salga de la misma bajo ningún pretexto, ni aun a requerimiento de autoridades de cualquier orden. Estará obligado a expedir certificaciones o testimonios de los acuerdos que dichos Libros contengan cuando así lo reclamen de oficio las autoridades competentes o los ciudadanos interesados y con las limitaciones previstas en la normativa vigente en cada momento.
Artículo 135. Certificaciones de actos, resoluciones y acuerdos
1.- Las certificaciones de todos los actos, resoluciones y acuerdos de los órganos de gobierno del Ayuntamiento, así como las copias y certificados de los libros y documentos que en las distintas dependencias municipales existan, y todo tipo de cotejados, compulsas y testimonios de todos los antecedentes obrantes en las mismas dependencias, se expedirán siempre por el Secretario General de la Corporación, salvo precepto expreso que disponga otra cosa y sin perjuicio de las facultades en materia de delegación previstas en la Ley 30/92 de 26 de noviembre.
2.- También quedan reservadas a la Secretaría General y a sus órganos de colaboración la expedición de cuantas certificaciones, cotejados, compulsas y demás actuaciones les correspondan como fedatarios municipales y cuya obligación estuviere establecida por una norma legal o reglamentaria o por resolución de la Autoridad que legalmente ostente la debida competencia para exigir la expedición de tales documentos por los citados funcionarios municipales.
Artículo 136.- Funcionarios responsables
1.- Los funcionarios responsables las Áreas, Servicios y Órganos de Apoyo y, además, aquellos que ostentaren la responsabilidad para su elaboración, controlarán permanentemente y cuidarán de que el contenido y exactitud de los documentos a que se refiere el articulo anterior, tanto en la forma como en el fondo, sean reflejo fiel y exacto de los documentos originales que les hubieran servido de base para su elaboración.
2.- También cuidarán de que dichos documentos se notifiquen a los particulares interesados en los respectivos expedientes, dentro de los plazos señalados en las normas que sobre procedimiento de las Administraciones Públicas esté vigente en cada momento.
3.- La Secretaría General, dado el ingente número de documentos de todo tipo que deben de formalizarse cada año, procederá, de la forma que considere más conveniente, a verificar las comprobaciones pertinentes sobre la exactitud de dichos documentos por el sistema de muestreo. Para ello, todas las Aseas, Servicios y Órganos de Apoyo podrán a su disposición todos los documentos originales y antecedentes que hubieran servido de base para la elaboración del correspondiente procedimiento que se le remita para su formalización.
Artículo 137.- Forma de expedición de certificaciones
Las certificaciones se expedirán por orden del Alcalde o Concejal Delegado, en su caso, y con su “ visto bueno”, para significar que el Secretario General o funcionario que las expide y autoriza está en el ejercicio del cargo y que su firma es auténtica; llevarán el sello de la Corporación e irán cotejadas al margen por el Jefe de la Unidad al que corresponda, de acuerdo con las normas que al efecto dicte la Secretaría General, debiendo constar, en todo caso, ante quién han de surtir efecto y el número de copias que se expiden.